报告是党和国家机关以及企事业单位使用频率极高的一个文种。依照《党政机关公文处理条例》的规定，它“适用于向上级机关汇报工作、反映情况、回复上级机关的询问”，从本质上讲，属于陈述性的上行文种。按所涉及的内容的多少，可将报告分为“综合性报告”与“专题性报告”。凡涉及一个单位、地区、系统全面工作情况的报告为“综合性报告”；只涉及某一方面、某一专项的事情，称为“专题性报告”。在实际写作过程中，如何写出符合领导意图、具有高质量的报告，难度是很大的。尤其是综合性报告，要涉及的内容繁杂，难度就更大。据笔者体会，需要抓住以下六个方面的“要诀”：

一、文种要确切

撰写报告，经常容易与请示混淆使用。因为二者行文的方向一致，所涉及的内容也大体相同，均系下级机关或单位就工作中的有关事项向上级做出反映，然而在实践中往往出现本来应该使用“请示”的，却写成“报告”。

有些领导同志交待拟文任务，开口就讲“给省厅打个报告！”领导的本意是写“请示”，但积习难改而且此种情况并非个例。报告和请示是两个性质相近但职能各异的文种，无论从行文目的、性质要求、行文时限还是内容含量等各个方面都存在着很大差异，因此必须严加区别、分开使用，该用请示的就用请示，该用报告的就用报告。至于有的单位将二者合而为一即“请示报告”的做法，就更应予以纠正。

还要注意不能与上行的意见混淆使用。意见适用于对重要问题提出见解和处理办法，在行文方向上具有多向性，既可以上行，也可以下行，还可以平行。在上行时，人们往往分不清究竟应当用“意见”还是用“报告”？这两个文种的突出区别之点在于，行文旨在就下步工作（尤其是某项新工作）提出意见、见解和处理方法时要用“意见”；行文旨在对以往工作情况梳理汇报时则要用“报告”。

二、思路要清晰

由于报告所蕴含的内容较多，特别是综合报告，要涉及有关工作或情况的方方面面，因此在撰写时一定要保持清晰的思路，把所获取的材料精心梳理，做到主次分明，针对性强。

要紧紧围绕报告的主题，在材料的组织和选择上有所侧重，突出重点，主要是这样几个方面的内容：能够影响全局的工作或情况的材料；能够对当前或今后的工作有重要指导和推动作用的材料；能够充分显现本机关工作成效、工作状况和工作水平的材料；能够代表和反映本机关或本地区工作中存在的带有普遍性和倾向性问题的材料。

同时，由于报告文种功能较多，写法各异。撰写时要紧紧围绕行文的目的和主旨，采取恰当的结构模式进行叙写。如是汇报工作，则应首先写明工作的基本情况，其次写明主要做法和成绩，包括采取的办法、措施以及由此带来的直接效果等，最后写明还存在什么问题以及今后的大体工作设想。在内容布局上，一般将第二层次详写，第一、第三层次略写，不作过多铺陈。如是反映情况，则应首先对所要反映的问题或情况作一概述，然后集中分析产生问题的原因（包括主客观两方面原因），最后提出解决问题的意见和办法。

在内容布局上，第一层次文字要简洁，第二、第三层的叙写应当根据行文的目的和主旨表达需要确定详略。如是回复上级机关的询问和要求，应首先扼要叙述上级机关交办的事项或任务，然后写明处理的大致过程，包括采取的办法或措施，处理中遇到的问题及需要进一步陈述的事项等，最后交代处理结果，同时征询上级机关对处理结果的意见。如是就某项工作中的错误向上级机关检讨，应首先陈述错误的事情概况，继而分析造成错误的原因（包括直接原因和间接原因）及应负的责任，最后写明处理结果及今后的改进意见。

三、内容要真实

报告承担着向上级机关反映信息及决策的反馈作用，上级机关要通过报告及时掌握各方面的动态及变化，掌握决策的运行情况，因此，在某种程度上说，报告是决策的基础条件之一。要使报告充分起到决策与执行之间的“桥梁”作用，必须原原本本地反映实际情况，做到“实事求是”。不能“米不够拿水凑”，更不能“谎报军情”，向上级打“注水报告”。由此可见，真实是报告写作之本。报告中所讲的真实，是以客观事物存在为基础的绝对真实，这与文学作品的写作有所区别。文学作品为了反映生活本质，可以对所写的人和事进行艺术改造和加工，甚至可以虚构。

而报告反映的是公务活动中的客观事实，所涉及的时间、地点、人物、事件等必须绝对准确，任何一个细节都不允许失真，如果弄虚作假，隐瞒真实情况，其结果必然会影响上级对某事项的决策，以致出现严重后果。例如1987年，中国青年报发表过一则通讯，浙江省青田县鬃村干部为解决拉电线经费问题，在乡干部的指点和默许下，把原本牢固的小学校舍卖掉，让学生们到濒临倒塌的危房上课。而在同年11月省、地两级教育“双验收”的报告中却写道：“乡党委发动群众干部自力更生、集资建校舍，在上级没有拨款的情况下，一个穷乡三个村建校。鬃村建教室2个，建筑面积166平方米……”但出乎意料的是仅仅7个月之后，这个被报告为“新建教室”破危房在大雨中倒塌，造成6个小学生死亡，16人受伤的惨剧。由此可见，在报告中弄虚作假造成的后果有多严重。

四、结构要合理

报告的内涵决定它在写作上的通用结构规则，这就是人们通常所讲的“三段式”。但应注意的是，“三段式”不是一成不变的模式，它必然由于不同的内容而表现为多变的状态，主要有：①情况—做法—问题（意见）；②情况（做法）—问题—今后意见；③情况—问题—今后意见；④情况—原因（责任）—下步做法；⑤情况—原因—责任及处理意见；⑥情况—问题—建议等。撰写报告要切实掌握“三段式”的基本要求，根据具体的内容表达需要选用恰当的结构形式，这对提高撰文效率且达到眉目清楚是十分必要的。

就一般而言，专题性报告的正文部分的结构相对比较灵活，既可以采用“情况——问题——意见”的结构形式，也可以采用“情况——作法（或经验）——不足”的结构形式。其中前者多系以反映情况为主的专题工作报告，而后者则适用于以总结经验为主的专题工作报告。综合性报告正文的结构一般要把握好三点内容：

1.要有一个概括说明全文主旨的开头。这个开头在写作技巧上可采用起句立意的手法，开门见山，先把一定时间内各方面总的工作情况，包括依据、目的、总的行动和对整个工作的估价等加以概括介绍。

2.要有一个内容比较丰富的主体。主体也就是报告的核心部分，在这个部分里，要把各个方面工作的主要情况，并列地拉开段落，每一个大的段落即表述一个方面的主要工作。在具体写法上，应包括这方面工作的进展情况、主要做法、取得的主要进展和效果，尽量使用数字说明和概括性的材料，做到言简意赅。例如××县委《关于2011年我县生产情况的综合报告》一文，在主体部分集中写了五个方面的做法：集中力量发展工业；继续强化农业的基础地位；下大力搞好市场流通建设；大力发展外向型经济；全面实施“科教兴县”的战略。

3.要有一个较为具体的结尾。综合报告的结尾与工作总结的结尾不同，后者要讲究既简短又概括，属于表态性的结尾，而前者却要检查这个时期的工作还存在一些什么问题，并有针对性地提出下一步工作意见。

四、用语要得体

报告的写作，由于受行文方向的制约，一定要注意用语的恰切得体，多使用陈述性、叙述性语句，力求准确精要，而且还要体现出期请、征询的语气。涉及对有关单位和人员的功绩表述，不能“扬善”扬得过头，使用一些不切合实际的浮夸性言辞。实践中有些向上级汇报工作的报告就有失规范，无论工作做得好坏，也无论成绩大小，都要毫无例外地写上诸如“领导非常重视，方法得力”“创历史最高水平”“取得很大成绩”等等，夸大其辞，读来令人“倒胃口”。

当然，我们并不是说类似语句绝对不能使用，而是主张要恰如其分，贴切适度。“成绩”是“较大”“相当大”还是“很大”，“水平”是“较高”“相当高”还是“很高”甚至“最高”，对于这些程度副词的使用必须精心审慎，要以事物的实际数量和具体程度为根据，要有个数量概念，不可信手拈来，更不可人为地拔高。实践中有的报告中提法就不够准确，例如一篇题为《企业纪委工作报告》，其中写道“20××年6月份我们带领公司篮球队到三门峡市人民检察院进行了一场篮球友谊赛，增强彼此的友谊和了解，促进了公司的职务犯罪预防工作”。如果篮球赛能够“促进了公司的职务犯罪预防工作”，这样的语言表述就未免过于简单了；而另一篇《北湖区安监局关于开展“三满意”活动的工作报告》，其主体部分是从横向的四个方面来介绍具体的做法和措施，采用分列小标题的形式，包括“加强领导，周密部署”“加强学习，查摆问题”“健全制度，公开承诺”“结合实际，开展活动”，以此说明成绩取得的是几个方面联合发挥效用的结果。

这种写法用语精工，和谐匀称，体现出了较高的锤炼概括能力。而且几个小标题非常符合一般管理学的基本原理，有领导的因素、学习的因素、制度的因素、方法的因素等几个方面。而这几个方面几乎在任何报告中都要涉及，只是侧重点不同，所以应该引起注意并学会借鉴。

六、篇幅要简短

“报告”的篇幅要短。要做到短，就要充分运用概述和突出重点的表达办法。毛泽东同志曾指出：“报告文字每次一千字左右为限，除特殊情况外，至多不要超过两千字。一次不能写完全部问题时，分两次写。或一次着重写几个问题，对其余问题则不着重写，只略带几笔；另一次，则着重写其余问题，而对上次着重写过的只略带几笔。综合报告内容要扼要，文字要简短，要指出问题或争议之所在。”（《毛泽东选集》第4卷，人民出版社，1991年6月第2版，第1264——1265页）要使“报告”做到短小精悍，就应“避繁就简”。这里讲的“繁”，主要是指现象拼凑，事实罗列，也就是通常讲的“流水账”；这里讲的“简”，是指注意综合分析、寻求规律、讲究提炼、显示本质。

还应当坚持“厚积薄发”。所谓“厚积”是指占有材料多，这样写起“报告”来才能“以一当十”，言简意赅、一语中的，这就是“薄发”。最后，还要“舍得删削”。草稿写成后，要通过修改，把那些可用可不用的字、词特别是句子删掉；删削叠床架屋的用语；化冗长的句子为短小精悍的句子；要“脱靴摘帽”，削减开头的“套话”和结尾的“空话”。总之，要字斟句酌，力求精炼，以少胜多。