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公文写作不同于文艺创作，公文写作不是用来供人欣赏的，也不是用来传递一般性信息的，更不是用来处理个人私务的，它是我们党和国家机关、企事业单位用来传递策令、只会工作、沟通情况、交流经验的重要工具和手段，具有高度的政策性、法定的权威性和现实的指导性和效用性，是指导和推动公务活动开展的重要工具和手段。因此，在写作过程中的第一道程序是一定要把文种确定准确，否则就会直接影响到行文的目的能否得以顺利实现，关系到公文的质量和效用的发挥。但在实践中，我们却经常发现将文种用错的问题，主要表现为如下几个方面：

（一）拿着“请示”当“函”用

即该用“函”申请批准的事项却错误地使用了“请示”。

例如：（1）某市科委给市财政局写了一份请示，申请追加3%的农业科研基金，以适应“菜篮子工程”的需要；

（2）中国重工船舶总公司所属一个造船厂给驻地的市土地规划局（县处级）写请示，申请划拨“海晶大厦”的建设用地；

（3）某市海滨垦区政府向市文教局写了一份请示，申请在滨湖垦区增建一所小学。

（4）××市公安局拟购置50辆福特全顺牌商务用车，向市财政局行文，将标题拟为《关于拟购置50辆福特“全顺”牌轿车的请示》。这些都是拿着“请示”当“函”用。按照新《条例》的规定精神，向有关主管部门请求批准事项应当使用“函”。财政局、土地规划局、文教局、财政局等都是地方行政主管部门。市科委与市财政局是平级单位；造船厂与市土地规划局相互之间无隶属关系；区政府是一级行政机关，市文教局是市政府下属的一个专业主管部门，市公安局和市财政局都是市政府领导下的平级单位。它们之间都不是上下级领导关系，也不存在上下级的业务指导关系，因此，根本不存在使用请示的问题（请示是“向上级机关请求指示、批准”时使用的文种）。

为什么会出现上述情况？有的是出于对“函”与“请示”的使用规范掌握不准造成的，但也有的是明知不对，不得已而为之。因为这样有利于申请事项获得“绿灯”，完全是出于无奈。比如，前述几例，对方回复时都使用的是“答复下级机关请示事项”的“批复”，由此可见对方是如何偏爱“请示”了。在实践中，确有不少类似事项因为使用了“函”而被收文单位“退回”的现象，而一旦改用了“请示”，就会马上得到对方的“恩准”。由此可见，请示与函文种使用的规范化问题，任重而道远。

（二）拿着“公告”“通告”当广告、启事用

翻看中央及省市一级的报纸（省市级以下的报纸尤甚），广告栏中数不尽的“公告”“通告”令人眼花缭乱。从使用者看，大都是一些企事业单位；从告知的内容看，除“征婚”的尚未发现外，其他的是应有尽有。我们不能把“公告”简单地理解为“公开告知”，也不能把“通告”说成是“普遍的告知”。“公告”“通告”这两个名称，无论是在国外还是在国内，也无论是在我国的上古时代还是今天，“告”（“诰”）始终是当权者用以向社会民众宣告自己的主张、要求时使用的公文专用名称。在“告”的基础上划分而出的“公告”与“通告”更是如此，具有它的专任性。这种专任性在当前表现为：它的使用者应当是行使党和国家管理权力的机关，在这当中又要求“公告”的使用者必须是党和国家的高级机关，通告的使用者基本上是国家行政机关下属的行政主管部门。这种专任性还表现为：它所负载的信息和发布的内容，限于传达贯彻党和国家的方针、政策，发布重要或应当普遍遵守和需要周知的事项，我们从这些内容中可以体会到它的权威性。而那些诸如“招聘通告”“招生公告”“更名通告”“迁址通告”“分红公告”“开业公告”“销售通告”“租赁通告”等，从使用者看均不是党和国家管理机关，从内容上看充其量不过是一份商业广告和启事。广告、启事对阅者不具有任何约束力，阅者可以接受采纳，也可以置若罔闻，不予理睬，而“公告”“通告”是有国法、党纪做它的后盾的，要求人们必须按其执行和办理。由此可见，它们之间的本质差别多么不同，距离又多么遥远，现在却被一些人胡乱扯到一起，这对党和国家的管理工作不能不是一种干扰。

（三）拿着“报告”当“请示”用

报告是由若干子报告组成的一个群体性的文种。对于子报告，人们通常在“报告”二字的前面加注性质限制词，例如《关于××××的情况报告》《2015年上半年工作情况综合报告》《关于渤海××船翻沉事故的检讨报告》《2015年财务收支状况分析报告》《大兴安岭恢复生产重建家园工作总结报告》。

目前，我们在实际工作中却经常看到这样的一个合并使用的文种，即《关于××××的请示报告》。按前面讲的道理，它给人们这样一种认识，即报告中还有一个名叫“请示报告”的子报告。实际上它根本不是什么报告，而是彻里彻外的“请示”。由于作者在“请示”的后面又加了“报告”二字，结果把一个独立的请示文种贬为报告的从属，拿着“报告”当请示用，这就给公文正式文种的使用带来混乱。由此可见，在“请示”后面加“报告”，纯属画蛇添足，弄巧成拙。

这种拿着“报告”当“请示”使用的现象，可以说屡禁不止，中下级机关有，中央一些部委也有，可见问题的严重性。这个问题不单单是个文种如何使用的事情，因为它给上级机关受文后的处理带来一定困难。按照行文规则，上级机关对“报告”一般可以不作批示，更不存在什么批复，但这类行文实际上是“请示”，是要求上级机关做出“批复“的，岂不人为地给领导机关的工作造成不必要的误会和矛盾吗？！

（四）拿着非正式文种当正式文种使用

如前所述，正式文种与非正式文种，由于法律地位的不同，决定了非正式文种在行文时，不能使用党和国家公文法规中正式规定的行文格式，也不具有独立行文的资格。按照人们的普遍做法，非正式文种要上报或下发时，应从正式文种中寻求一个文种做它的载体，载运着它行文，我们通常称这一载体为“文件头”。“文件头”大都由命令（令）、“通知”（下行时）或“报告”（上行时）来担任。

假若非正式文种在行文时不按上述做法，而是使用正式文种的行文格式，并“天马行空，独来独往”，那就犯了拿着非正式文种当正式文种使用的错误，如下例文：

这是下发计划的“文件头”。其后附有该县委《2021年工作计划》，该计划的格式只有标题、正文、落款与日期，也要加盖机关或单位公章，以示负责。（作者系唐山市公安局警察协会会长、秘书长，《唐山公安》杂志主编）

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